¿Cómo atender una inspección laboral sin sobresaltos?

A partir de la reforma a la Ley Federal del Trabajo (LFT) en 2012 este tema ha tomado importancia para las compañías, en virtud de que las autoridades de los gobiernos federal y estatales han incrementado las inspecciones a fin de verificar que las empresas cumplan con las obligaciones derivadas de la relaciones con su personal. Por lo tanto es importante estar preparados para recibir una visita de inspección, para poder estar seguros de que la misma tenga un adecuado desarrollo en beneficio no solo del patrón, sino de los subordinados.

Para esto, habrá que considerar lo siguiente:

1. Las notificaciones en esta clase de gestiones

Las notificaciones de las inspecciones dependen de la naturaleza ordinaria o extraordinaria de la misma. En el caso de una inspección ordinaria, la autoridad puede notificar, por lo menos con 24 horas de anticipación a la fecha mediante un citatorio previo. En caso de no observarse el lapso mínimo de notificación, debe hacerse del conocimiento del inspector con el objetivo de regularizar el procedimiento.

Para la entrega de las notificaciones prevalece el medio tradicional de notificación personal, puede realizarse, en ciertos supuestos, a través de un oficio entregado por mensajero, por correo certificado con acuse de recibo o de medios electrónicos, bajo la condición de que se pueda comprobar su recepción. La notificación personal puede entenderse con el representante legal de la organización; el apoderado de esta o quien atienda la diligencia.

El servidor público encargado de la verificación debe hacer entrega de la orden respectiva, la cual debe estar debidamente fundada, motivada y acompañada del listado de los documentos que se deben exhibir.

Es recomendable revisar cuidadosamente la integración de la notificación, la cual debe cumplir con los siguientes elementos:

• El nombre de la compañía

• El domicilio del inmueble a visitar

• El día y hora en que se practicará la inspección

• El tipo de inspección

• El número y la fecha de la orden correspondiente

• La información requerida

Cuando no se cumplan puntualmente estos requisitos, se debe informar al inspector la situación para solicitar que sea subsanada en el corto o mediano plazo. Es importante que se rinda cuenta de esta rectificación a través del Informe de Comisión, cuya finalidad es describir los motivos que dieron lugar a la misma, por lo que es aconsejable requerir un ejemplar de este documento como constancia de la realización de la corrección.

En cuanto al proceso extraordinario, la inspección se realiza sin la expedición de un citatorio previo, con el propósito de detectar de forma inmediata las condiciones existentes en el establecimiento en particular.

2. Conducta que debe mostrar el inspector durante la revisión.

El funcionario designado para llevar a cabo la visita se selecciona por un sistema aleatorio, de acuerdo con lo establecido en el RGITAS (Reglamento General de Inspección de Trabajo y Aplicación de Sanciones), salvo en que se requiera cierto grado de especialización, lo que generalmente se observa en las inspecciones de seguridad e higiene o de exploración del cumplimiento de obligaciones patronales en materia de participación de utilidades de los trabajadores (PTU - Participación de los Trabajadores en as Utilidades).

El funcionario debe identificarse mediante la exhibición de credencial vigente con fotografía expedida por la STPS (Secretaría de Trabajo y Previsión Social); en el ámbito federal la credencial contiene un código QR, que permite constatar vía Internet su autenticidad.

El servidor público tiene dar a conocer a la empresa, sus representantes y colaboradores los alcances y efectos de la revisión. Por su parte, la empresa debe otorgarle todo tipo de facilidades, apoyos y auxilios para la práctica de la inspección, incluyendo las de carácter administrativo. Por ejemplo: acceso a un equipo de cómputo, Internet, papelería, impresora y un espacio físico para su desarrollo.

La inspección debe conducirse con apego a la LFT (Ley Federal del Trabajo); el RGITAS y bajo los principios de legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad y eficiencia.

La atención pronta, precisa y cordial es primordial, ya que contribuye al logro óptimo de la inspección, y por ende de su resultado.

3. No oponerse a la visita.

Es obligación para la empresa consentir el proceso de la inspección y proporcionar la información a solicitada, y la negativa de su atención puede derivar en una multa que puede oscilar entre los 250 a 5,000 Unidades de Medida y Actualización (UMA), que actualmente equivale a 18 mil 260 y los 365 mil 200 pesos (art. 1004-A, LFT).

Por lo tanto, se debe contemplar la logística necesaria ante una eventual visita de la STPS, tanto administrativa como operativamente, para que la respuesta se dé en el tiempo y la forma solicitada, evitando el riesgo de la imposición de una sanción bajo la figura de negativa patronal.

Si por alguna circunstancia no se puede efectuar la revisión, es de suma importancia que el inspector esté presente en el establecimiento y elabore el informe respectivo en donde describa las causas que impiden la gestión, o en su caso, ante su inasistencia, la compañía lo reporte vía telefónica a la STPS el mismo día de la ejecución de la visita para evitar la declaración de una negativa de atención de la inspección.

4. Forma en la que se debe presentar la documentación.

En toda inspección se crea un acta circunstanciada con la intervención de la empresa, su representante, los trabajadores y dos testigos; el inspector debe asentar en dicho documento si se cumplen o no las obligaciones patronales.

La empresa debe atender única y exclusivamente al requerimiento documental o de recorrido solicitado, conforme a lo expresamente indicado en la orden y el listado anexo de documentos correspondientes.

Se sugiere que se revise de forma anticipada y exhaustiva, los papeles a exhibir a la autoridad. La información debe estar apegada al marco legal en la materia; de lo contrario las inobservancias detectadas, serán descritas dentro del acta circunstanciada y constituirán el objeto de análisis en el procedimiento administrativo sancionador.

Legalmente el inspector en todas las visitas que lleva a cabo, puede otorgar plazos a los patrones de hasta 90 días hábiles para corregir las deficiencias e incumplimientos identificados, o para la presentación de evidencias para acreditar el cumplimiento de las responsabilidades, en cualquiera de las materias objeto de la verificación en concreto.

5. Elementos mínimos que deben tener las actas de inspección.

El contenido de las actas de inspección deberá ser el siguiente:

. El fundamento legal y motivación para su desahogo

. La referencia expresa de la orden de visita que le da origen

. Señalamiento del servidor público facultado para girar dicha orden

. Acreditación del inspector actuante.

. Nombre de la persona que atiende la visita y cómo comprueba su personalidad

. Datos de la persona que habla en nombre de los subordinados,

. Presencia de dos testigos de asistencia.

. Información general del inspeccionado (incluyendo el número de trabajadores y datos estadísticos del centro laboral)

. Desahogo de la verificación sobre los puntos requeridos por el inspector, en donde, se relacionan todos y cada uno de los rubros indicados en el listado anexo a la notificación.

. Descripción de observaciones por parte del inspector sobre de los hechos que certifica, con la posibilidad de determinar el cumplimiento o no de los deberes patronales, tomando en consideración los instrumentos entregados por parte de la organización.

Tratándose de las actas de seguridad e higiene en materia federal se contempla una sección en la que se establecen las medidas administrativas o de recorrido que puedan ser objeto de una diligencia posterior de comprobación, o en su defecto las de aplicación inmediata y de observación permanente.

En la parte final del acta, se otorga la garantía de audiencia al revisado y a los demás participantes en el acto para que manifiesten lo que a su derecho convenga

6. Errores más comunes que los patrones pueden cometer.

. Negarse a otorgar facilidades al servidor público que practicará la visita.

. Carecer de medios probatorios suficientes para acreditar el cumplimiento de sus deberes.

. Entregar información que no cumpla con los parámetros legales obligatorios

. Presentar los datos que no son requeridos expresamente por la autoridad laboral

. Brindar atención negligente hacia el funcionario que inspecciona o no colaborar en el desahogo de la visita.

. Tener insuficientes procedimientos preventivos y de atención ante este tipo de órdenes

. Desconocer las obligaciones que toda compañía debe observar de acuerdo con la legislación de la materia, sobre todo en el ámbito de la seguridad e higiene, y

. Omitir una revisión minuciosa del resultado del acta de inspección, lo que impide realizar las observaciones conducentes al inspector antes del cierre del acta

7. Medios de impugnación en contra de las resoluciones derivadas de las inspecciones.

La Ley Federal de Procedimiento Administrativo (LFPA) prevé el recurso de revisión como medio de defensa, no obstante, es importante considerar que se debe interponer ante la propia autoridad que emitió el acto, debiendo resolverse por su superior jerárquico.

Es viable también promover un juicio de nulidad ante el Tribunal Federal de Justicia Fiscal y Administrativa (TFJFA).

Por otra parte se cuenta con la posibilidad de promover el juicio de amparo indirecto, con fundamento la fracción II del numeral 107 de la Ley de Amparo Reglamentaria, de los artículos 103 y 107 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Sin embargo, la interposición del medio de defensa que se estime conveniente, no eximirá a la compañía de la práctica de visitas de inspección posteriores, sobre todo de tipo extraordinario, por lo cual se reitera la necesidad de regularizar o actualizar el cumplimiento de las obligaciones laborales.

8. Visitas de asesoría y asistencia técnica.

Su finalidad es fomentar entre los subordinados y patrones la observancia de la normatividad laboral, el trabajo digno o decente, la inclusión laboral, la previsión de una cultura de prevención de riesgos, entre otros objetivos, los cuales coadyuvan a que las compañías conozcan, en términos generales, las obligaciones que probablemente no tenía regularizadas.

Los pasos que actualmente se realizan para desarrollar este tipo de inspección es similar al de una inspección ordinaria o extraordinaria, la diferencia radica en que en éstas se determinan acciones preventivas y correctivas, y la autoridad laboral está en posibilidad de programar visitas de seguimiento para revisar el cumplimiento de las acciones indicadas.

En caso de incumplimiento o negativa para la atención de estas visitas, se expide una orden de visita de inspección extraordinaria, con la probable instauración de un procedimiento administrativo sancionador.