¿Tu empresa cuenta con un Manual Antilavado? Conoce su valor.
Desde mediados de 2013, con la entrada en vigor de la Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita (LFPIORPI), los empresarios mexicanos que celebran actividades vulnerables se han roto la cabeza intentando cumplir con las obligaciones provenientes de la misma.
El manual en PLD/FT (Prevención de Lavado de Dinero y Financiamiento al Terrorismo) es la mejor arma para evitar que una empresa sea utilizada como medio de blanqueo de capitales, pues contiene los mínimos y máximos necesarios para no comprometer la operatividad diaria y mantenerse siempre dentro de un margen de legalidad.
A la par, permite un cumplimiento adecuado de la LFPIORPI, y por ende, no ser objeto de cuantiosas multas, e incluso, de investigaciones penales.
Para lograr un sistema sólido de lineamientos que disminuyan todos los riesgos a los que se pueda enfrentar un negocio es necesario compilarlos en un Manual Antilavado.
Para contar con una guía avalada por la autoridad, se sugiere utilizar los Lineamientos para la elaboración del manual de prevención de operaciones con recursos de procedencia ilícita y financiamiento al terrorismo, publicados por la Comisión Nacional Bancaria y de Valores (CNBV), que aun cuando son aplicables para las entidades reguladas por la Ley General de Organizaciones y Actividades Auxiliares del Crédito, no existe impedimento para tomarlos como una guía para quienes estén fuera del sistema financiero.
Cabe destacar que el éxito de cualquier Manual Antilavado radicará en su adecuada personalización. Es decir, su contenido debe obedecer a las necesidades de la empresa, después de evaluar e identificar los riesgos a los que se enfrenta.
¿Cómo se integra un Manual Antilavado?
Políticas de identificación de clientes
En este apartado se desarrollarán los aspectos a considerar al elaborar las políticas de identificación de los clientes o usuarios.
La información que se solicitará como parte de las políticas de identificación variará dependiendo del cliente o usuario, sin embargo, existen algunos datos mínimos que deberán recabarse como: el nombre, profesión, domicilio, identificaciones personales con fotografía y firma, estatus migratorio (tratándose de extranjeros), así como la identificación de los representante legales.
Es conveniente establecer:
La lista de documentos que se requerirán.
Casos en los que es recomendable que se recaben otros medios de identificación.
Las políticas para la conservación de las copias de los documentos.
Forma en que se desarrollará la entrevista personal de clientes.
La obligación y procedimientos para que los datos y documentos de clientes o usuarios sean conservados, por un periodo no menor a cinco años (art. 36, LFPIORPI).
Procedimientos para prevenir el uso indebido de medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología.
Mecanismos de seguimiento y agrupación de operaciones.
En este rubro también se recomienda, si se comercializa con diversos medios de pago o se tienen sucursales, incorporar los instrumentos pertinentes para rastrear todos los movimientos
Conoce a tu cliente
Busca tener una idea clara de la profesión o ramo de negocio de los clientes para estar en posibilidad de tener una noción sobre la procedencia de los recursos.
Según las recomendaciones de la CNBV, es necesario prever:
Pautas de clasificación de riesgo en una escala de bajo a alto.
Detalles necesarios para el debido conocimiento de las transacciones normales de los clientes, junto con los supuestos en los que se estimará que se apartaron de ellas.
Alertas para detectar cambios en su comportamiento transaccional, además de la persona encargada de recibirlas.
Políticas internas que se aplicarán a los clientes catalogados como de alto riesgo.
Medios para que la persona o comité encargado del cumplimiento de la ley antilavado tenga conocimiento de los contratos u operaciones que pudiesen representar una contingencia para la empresa.
Supuestos en los que de acuerdo con el grado de riesgo de los clientes se practicará una visita domiciliaria para integrar debidamente el expediente, o en su caso, actualizar sus datos.
Técnicas para identificar a los propietarios reales de los recursos utilizados por los clientes o usuarios.
Avisos
En este apartado se establecerán las políticas que permitan distinguir las operaciones que cumplen con los criterios para considerarse objeto de envío de aviso como actividades vulnerables.
Una de las bondades de este rubro es que permitirá reconocer cuáles son los riesgos más usuales en la operación diaria y a qué servicios están asociados, para plantear la posibilidad de suprimirlos.
Para lograr un mejor cumplimiento de la LFPIORPI es recomendable puntualizar las categorías de avisos a los que estarán compelidos según las actividades que celebren:
Avisos por actividades vulnerables,
Avisos 24
Informes en cero
También es pertinente precisar los métodos que se emplearán para mandar los avisos, ya que aun cuando todos se hace a través del Sistema del Portal para la Prevención de Lavado de Dinero (SPPLD), se ofrecen dos opciones para realizarlo: captura en línea y envío masivo de archivos, esta herramienta permite mandar los reportes mediante plantillas descargables en Excel, al generar archivos XML.
Confidencialidad
Debido al tipo de información sobre los clientes que se obtiene y mantiene es necesario que los directivos, empleados y apoderados de la sociedad mantengan estrictas medidas de control y confidencialidad sobre las actividades realizadas, así como del contenido de los avisos. Estas medidas deberán estar incluidas también en el manual así como los procesos que se seguirán con este fin.
Las obligaciones de la LFPDPPP que son compatibles con la LFPIORPI, y por ende, deben ser señaladas en el propio Manual Antilavado son:
Otorgar el aviso de privacidad a los titulares de los datos personales.
Asegurar que el tratamiento esté cumpliendo con los principios de protección contenidos en la ley y con las medidas de seguridad.
Sujetar todo tratamiento al consentimiento del titular (salvo las excepciones previstas), incluyendo la finalidad para la cual fueron recabados.
Encargado del cumplimiento
A diferencia de la normatividad aplicable a las organizaciones de crédito, los sujetos regulados por la ley antilavado no están obligados a contar con ninguna estructura interna, tales como un Comité de Comunicación y Control o un oficial de cumplimiento.
Sin embargo, esto ha provocado que las empresas nombren a cualquier empleado al frente de las responsabilidades provenientes de la LFPIORPI, poniendo en riesgo no solo el negocio como blanco fácil para el lavado de dinero, sino también su patrimonio, dado lo cuantioso de las multas aplicables.
Ante la falta de regulación expresa, se sugiere que el Manual Antilavado atienda la forma en que se seleccionará al encargado del cumplimiento, sus tareas, responsabilidades y la forma en que se tomarán las decisiones: individual o en conjunto con otro órgano de la empresa, así como si contará con un área o equipo especial.
Selección, capacitación y difusión
Uno de los aspectos más relevantes y menos atendido es el referente a la contratación del personal que estará al frente en las negociaciones o a cargo de la información relativa a la identificación de los clientes o exhibición de avisos. En el Manual Antilavado se deberá elaborar una sección en la que se asentarán los criterios utilizados para contratar al personal y mantener un alto estándar de capacitación del mismo con respecto al contenido de las políticas reseñadas en el propio documento.
De aquí la importancia de acercarte un experto que pueda asesorarte correctamente para la elaboración de un manual antilavado para tu empresa, pues es mejor que sea hecho como un traje a la medida, acorde a las actividades y necesidades de la misma. Cuenta con la asesoría confiable de DYM Almanza y Asociados.
